イベント企画の設計
イベント企画は「目的・参加者・成功の形」を一枚に書くことから
イベントの準備は、会場や出演者を決める前に、「何のために、誰に来てもらい、終わったときにどうなっていれば成功か」を一枚に書くところから始まります。この一枚が、あとのすべての判断の基準になります。
最初に一枚に書く五つの項目
- 目的：このイベントで何を実現したいか
- 参加者：誰に、何人くらい来てほしいか
- 成功の形：終わったときに、参加者や主催者がどうなっていれば成功か
- 日程と会場の条件：時期、時間帯、広さ、アクセス
- 体制：誰が決め、誰が動くか
目的と成功の形を言葉にする
「地域を盛り上げたい」のような大きな目的は、それだけでは判断の基準になりにくいものです。「地元の家族連れ300人に来てもらい、来年も参加したいと答えてくれる人を増やす」のように、参加者と成功の形まで書くと、内容や予算の判断がしやすくなります。
参加者の立場で一日を想像する
参加者がイベントを知ってから、申し込み、当日の移動、会場での過ごし方、帰り道までを順番に想像してみます。迷いそうなところ、待ち時間が長くなりそうなところが、準備で手当てすべき場所です。
- どこで知り、どう申し込むか
- 会場までどう来るか
- 会場でどこにいて、何をするか
- 終わったあと、何を持ち帰るか
体制と決め方を先に決める
イベントは関わる人が多く、決めることも多くなります。誰が最終的に決めるのか、どの範囲を誰に任せるのかを先に決めておくと、準備の途中で止まることが減ります。